当社は公文教育研究会様の大阪・東京オフィスの電話設備のメンテナンスを担当しています。人事異動等の際に発生する電話機の移設・撤去・新設工事。その際必要になるのが、「内線番号管理台帳」と各フロアの「レイアウト図（座席表）」です。誰がどの部署に異動し、その部署は何階のどのエリアに位置するのか。技術者はこれらの台帳とレイアウト図を参照しながら、電話工事を実施します。異動のたびにこれらのデータを更新するのは、総務部のお仕事。大規模な組織改編・人事異動の場合には多くの時間が必要とのことでした。

そこで、データの更新作業のアウトソーシングをご提案。
①公文様より異動等の情報をいただき、
②当社にて内線番号管理台帳とレイアウト図を更新。
③更新後のデータを公文様にお返しし、チェックしていただきます。間違いがなければ、
④当社の工事担当者へデータを渡し、工事へ進むという流れです。
個人情報の取り扱いには最大限の注意を払い、必要最低限の個人情報に絞り込んでるものの、内線管理台帳のデータとフロア毎のレイアウト図が数種類あり、ファイルサイズが大きく一度のメールで送ることができません。分割したり、何度も送り直したりと電話で確認しながらやり取りをしていました。そこで、より効率的で安全な方法を検討しました。

新たな情報共有の方法として、キヤノンマーケティングジャパンのクラウドストレージサービス「HOME」を導入することに。人事異動等の基本データを公文様からHOMEへアップしてもらい、その情報を基に当社で台帳と図面の更新作業を実施。更新後のデータを再度HOMEへアップすれば、常に新しいデータを共有することができます。このサービスを利用するようになってから、情報の共有がスムーズになり、大変便利になりました。急な人事異動や工事日直前の情報修正などにもすぐ対応できます。

安心・確実
電話とネットワークのプロが管理するから、ミスが出にくく安心。技術的なアドバイスもいたします。

スピーディ
クラウドを利用し、セキュアな環境でデータを共有できます。メールでの送受信が不要なのでスピーディ。