今こそ、見直しテレワーク！

テレワークにあたってセキュリティは十分気を付けなければならない内容です。実際にテレワークによるセキュリティインシデントも発生しています。ここでは注意が必要なポイントをいくつかご紹介します。それぞれ、対策できる製品やサービスも多く出ておりますので、ご相談ください。

基本的な事ではありますが、PCなどの端末、USBメモリなどの可搬メディアの管理が十分か今一度確認しましょう。 テレワークでは持ち運びしやすい軽量・小型の端末が使用されることが多いです。そのため盗難、紛失のリスクも高まりますので、誰が、どの端末を使用しているか、紛失している物がないか等定期的に棚卸をして確認しましょう。 また、業務の在り方を見直して、極力USBメモリ等を持ち帰らない運用へ切り替えるのも必要です。

テレワーク自体はいくつも運用方法があります。総務省が公開しているテレワークセキュリティマニュアルでは7種類の方式についてそれぞれ説明がされています。

セキュリティの観点ではVPN接続という、外部から盗み見されない通信方法を用いて社内ネットワークにアクセスできる仕組みが望ましいです。加えて、リモートワーク用の端末へのデータ保存の制限がつけられると良いでしょう。

実際に社内ネットワークを経由しない方法で外部サイトにアクセスし、ウイルス感染してしまい、その後接続した社内ネットワークへウイルス感染を広めてしまった、という例があります。管理者が指定した接続方法を守って運用する必要があります。

テレワークではどうしても勤務状況や進捗状況が見えづらくなってしまいます。出社して事務所で業務を行う時以上に「報連相」が求められますが、報告に追われすぎるのも本末転倒です。事務所の規模によっては管理ツールに頼るのも良いでしょう。

スケジューラーやグループウェア、法人向けコミュニケーションツール、社内SNS...事務所にいなくてもコミュニケーションをとったり、状況を把握することのできるツールは世の中にたくさんあります。

また、すでに利用されている企業も多いと思いますので、今使えるツールを活用するのが一番手軽です。単に「このツールを使う」だけでなく、入力や報告の時間帯、方法などをルールとして定めることも併せて行いましょう。

実際に当社ではスケジューラー入力時の大分類で色分けを行い、視覚的に業務分類や進捗が共有できるよう、取り組んでいるところです。

同じ空間にいないからこそ、就業時間を超えて業務を行っていてもその実態が見えなくなってしまいます。勤務時間管理の面ではモバイル端末やPCで打刻できるシステムを使用する、PCのログイン/ログアウトから打刻するシステムを利用するのも有効です。本人の報告と大幅に時間にずれが生じている場合は状況確認や業務見直しが必要です。

さらに最近では業務管理ツールとして、 顔認証機能による本人認証を行うことで、在席/離席や勤務時間のログを残してくれるサービスもあります。勤怠管理だけでなく、のぞき見リスクから守ってくれたり、タスクの進捗把握も併せて管理可能です。企業規模やテレワークの頻度によりますが、こうしたサービスを併用してテレワークによって増加した管理負担を減らしましょう。

「オフィスでの働き方」と「テレワーク」の働き方を100%同じにすることはできません。しかし、ウィズコロナ、アフターコロナの時代に確実に働き方の多様性は広がります。そのギャップをどのように埋めていくか、まだまだ試行錯誤が必要なのかもしれませんね。 今回の記事で取り上げた内容はほんの一部です。様々な側面から課題解決が必要であり、優先度もそれぞれ異なることと思います。