電話応対マニュアルを公開
新入社員が入社して、一番最初に教わることの一つが「電話応対」ですよね。基本的な事ではありますが、電話の対応一つで企業の印象を左右することもあります。
当社で使っている電話対応マニュアルを一部公開いたします。若手社員の方も、ベテランの皆様も、今一度初心に戻ってみませんか。
目次
着信があったとき
よく使われる表現
電話対応時によく使われる敬語、使えると印象が良くなるクッション言葉、誤解を招きやすい要注意な言葉使いを紹介します。
敬語
・すみません→申し訳ございません
・伝えます→申し伝えます
・そうですか→さようでございますか
・了解しました→かしこまりました
・知っていますか→ご存じでしょうか
・分かりません→分かりかねます
・知っています→存じております
・どうですか→いかがでしょうか
クッション言葉
・恐れ入りますが
・念のため
・よろしければ
・お手数をおかけ致しますが
その他
・退勤した人宛に電話がかかってきた時：「申し訳ございませんが、本日は失礼させて頂いております」
「退社」という言葉を使うと、会社を辞めた（退職）と誤解を招くため、注意が必要です。
翌日出勤後の折り返しでも良いか確認し、連絡先を控えましょう。
まとめ
いかがでしょうか。慣れてくるとつい早口でしゃべってしまったり、確認を忘れてしまったりするものです。ゆっくり、はっきり話してくれる人は「丁寧だな」という印象を受けますし、明るい声ではきはき対応してもらえるとこちらの気分も良いですよね。電話対応が「企業のイメージ」を左右することもあります。今一度、見直してみませんか。
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