社会人デビューに役立つ！電話応対講座

ビジネスシーンにおいて、電話応対は会社の第一印象を左右する大事な窓口です。最初は自信がなくても大丈夫。第一歩としては、明るく元気な声を心がけましょう。声でポジティブな印象を与えることがとても重要です。

電話対応では、スピーディな反応が信頼感につながります。ただし、焦って無言で取るのはNG！深呼吸して以下を実践しましょう。

名乗る（会社名・自分の名前）

　「はい、△△株式会社の○○でございます。」

　会社名＆自分の名前を はっきり、 元気に 言うだけで安心感がアップします！

用件を確認し、担当者に繋ぐor自分で対応する

　「お電話いただきましてありがとうございます。どのようなご用件でしょうか？」

必要に応じて適切に電話をつなぐor折り返しを提案

日常会話の「カジュアルな言葉」をビジネス仕様にアップグレードするだけで、印象はぐんと良くなります！

「すみません」 → 「申し訳ございません」
「伝えます」 → 「申し伝えます」
「そうですか」 → 「さようでございますか」
「了解しました」 → 「かしこまりました」
「分かりません」 → 「分かりかねます」
「知っています」 → 「存じております」
「どうですか」 → 「いかがでしょうか」

「お願い」「確認」「断る」など、相手に何かを伝える際、クッション言葉を使うだけでグッと丁寧な印象を与えます。

恐れ入りますが
お手数をおかけいたしますが
念のため
もしよろしければ

テレワークやフレックス勤務の普及により、担当者が必ずしもオフィスにいるとは限らない時代になりましたよね。そんなとき、電話応対の「その後の対応」が重要です。

・必要であれば、「フレックス勤務」や「在宅勤務」を伝える
→「担当の○○は本日リモート勤務をしております。ご用件を伺い次第こちらから折り返しご連絡いたします。」

　「フレックス勤務のため、□□は現在退勤しております。」

・不在時でも安心感を持ってもらうフォローを！
→「本日は担当者が不在のため、折り返しのご連絡をさせていただきます。」

緊急の場合は代替案を提示する
→「お急ぎでしたら代理の者で承ります。」

ただし、勤務形態の伝え方や対応のルールは会社によって違うことがあります。上司や先輩に確認しておくようにしましょう。

携帯電話・スマートフォンの普及に伴い、「実家・自宅に固定電話がない」「固定電話を取る経験をしたことがない」人もいらっしゃるのではないでしょうか。

とはいえ、こればっかりは数をこなして慣れるしかありません。マニュアルを見ながらイメージトレーニングをしてみたり、意識的にゆっくりと話すこともお勧めです。