紙の山を一掃！業務効率アップのスキャン活用を考える
神田通信機では、本社ビルの一時移転を機に、フリーアドレス制を導入しました。しかし、移転先のオフィスには書類の保管スペースが限られており、倉庫に眠る過去の提案資料や打ち合わせ記録を整理する必要がありました。そこで、業務の効率化とスペース確保を目的に、大量の紙資料をデータ化することにしました。
目次
専用スキャナーを導入！高速スキャンの威力
これまでは、必要なときにオフィスの複合機でスキャンしていましたが、今回はダンボール約40箱分の書類を処理しなければなりません。そこで、業務用のスキャナーを新たに導入しました。
導入したスキャナーは、A4用紙なら1分間に150枚（300面）をスキャンできるモデル。さらに、以下の便利な機能も備わっています。
・QRコードやOCR認識を活用：フォルダ名・ファイル名の自動設定
・自動仕分け機能：スキャンデータを種類ごとに分割
・大量スキャン対応：連続でスキャンしながら整理が可能
おかげで、手作業では到底間に合わない量の資料をスピーディーにデータ化できました。
なにごとも事前準備が大切！
原稿の準備
想定外に時間がかかったのが、「紙をばらす作業」 です。ホッチキスやクリップ、引っかかりそうな付箋やメモを外し、古い紙の貼りつきをほぐして、時には端がヨレた紙を整え、折りたたんであるA3用紙は広げ…。準備と一言で言っても、このような細かい作業を行う必要があり、スキャン作業の中でも時間を取られるポイントでした。
データ整理のポイント—活用を意識した設定がカギ
スキャンしたデータを後から使いやすくするためには、アプリケーションの事前設定が重要です。例えば、以下の点を考慮しました。「とりあえずデータ化する」のではなく、 業務での活用を考えた設定をする ことで、後々の業務効率アップにつながります。
1ファイルにまとめるか、分割するか？
ファイルを丸々1つのPDFデータとして読み込むのか、分割するのか…。業務で使用する頻度が高ければ、ある程度分割されている方が使いやすく、検索性もよいと考えられます。一方で、普段はそれほど使用しないデータであればあまりこだわる必要はありません。業務担当者と相談しながら決める必要がありますね。
ファイル名のルールを決める
ファイル名のつけ方によって、データの探しやすさが異なります。例えば、日付、案件名、顧客名を含めるのか、OCRで情報を自動取得してファイル名にするのかなど、運用方法を事前に決めておくのが重要です。
対応できない書類の対策を考える
製本された契約書や大きな図面など、一度に読み込むことができない資料の対処も確認しておきましょう。契約書類が多いようであれば、冊子用のスキャナーを使用するのも一つの手です。大きな図面は分割でスキャンか、割り切って原本を保管・利用することとなります。
スキャン時の環境にも注意！
高速スキャンは非常に便利ですが、スキャン中はどうしても音が出ます。そのため、
電話対応の多い時間帯を避ける、作業スペースを少し離れた場所にするなどの工夫を行いました。
おまけ～発掘されたレトロ資料
今回のスキャン作業では、昭和の日付の資料や、すべて手書きの書類も見つかりました。長年蓄積された紙資料をデータ化することで、新たな発見があるのも面白いところですね。
ちなみに、今回当社で利用したスキャナーはこちらです → RICOH fi-8950
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