中小企業は要注意!?会社を守るために必要なBCP策定3STEP

大地震、集中豪雨や洪水等の水害、新型コロナウィルス等の不測の事態に見舞われた状況で、あなたの会社は生き残ることができますか。従業員やその家族を守れますか。お客様からの信頼を維持できますか。
本記事では、企業が緊急時に生き抜く為に必要なBCPを紹介いたします。

目次

BCPとは

BCPとは事業継続計画(Business Continuity Planning)のことで、企業が自然災害や新型コロナウィルスなどの不測の事態に遭遇した場合において、損害を最小限にとどめつつ、中核となる事業を継続し早期復旧を可能とするために、事前に事業継続のための方法や手段を取り決めておく計画のことです。

BCPのメリット

BCPを策定・運用することで、会社は緊急時の対応力が鍛えられることに加え、平常時にも大きなメリットを得ることができます。

 

例えばBCPの策定により、自社の経営実態が把握でき、日々の経営管理を再確認することができます。

また、BCPの策定・運用により、防災に係る融資や保険の優遇が受けられる場合もある他、取引先や社外からの信用が高まり、長期的な業績向上も期待できます。

BCPの背景と目的

日本は地震や台風など、自然災害の発生頻度が非常に高い災害大国であり、災害の影響を受けた多くの企業が事業縮小や倒産を余儀なくされています。また近年では、頻発する自然災害の脅威以外にも、新型コロナウィルスなど、感染症の脅威も看過できない状況にあります。

 
BCPは、「緊急時における事業の継続・早期復旧を図り、顧客から信頼される企業体制を構築すること」を目的として、中小企業庁が推進を始めました。

BCP策定・運用の3STEP

では、実際にBCPを策定する場合の具体的な手順を見ていきましょう。BCPを初めて策定するときは、段階を踏んで順に進めていく形を取ります。

STEP1:事前対策を検討する

STEP1では、企業にとって最も重要な事業(中核事業)は何であるかを明らかにして、中核事業を継続・復旧させるための事前対策を検討します。


 具体的には次の2つを考えていくと良いでしょう。
 ①中核事業に必要な資源は何かを事前に把握する
 ②中核事業に大きな影響を与える災害や資源に対して事前対策を検討する

STEP2:BCPを策定する

STEP2では、前段階で検討した事前対策を、いつ、どのような体制で利用するかについて整理して、文書化します。


次の3つのことを行いましょう。
 ① 中核事業に甚大な影響を与える可能性のある災害と災害規模に基づいてBCP発動基準を示す
 ② BCP発動から事業復旧にいたるまでの対応手順を示す
 ③ ②に示される手順ごとで必要となる情報を整理して示す

 

STEP3:BCPを運用する

BCPを活かすためには、緊急時にBCPを利用して実際に復旧活動にあたる従業員が、BCP運用に対して前向きに取り組む必要があります。そのためにも、BCP運用に対して前向きな姿勢で、BCPに関する訓練や教育の積極的な実施/参加をしていきましょう。


また、BCPは策定後も随時見直していく必要があります。あなたの会社の中核事業の復旧継続に本当に有効かどうかをチェックするとともに、あなたの会社に関する情報を、最新の状態に維持しておきましょう。

災害発生時から復旧までの流れ

BCPをより具体的で実践しやすいものにするためには、災害が発生したときにどのような流れで事業を平常時の状態に戻すのかをイメージすることが大切です。ここでは、問題が発生してからの対応方法を3段階に分けて説明していきます。

初動対応

初動対応において、まずやるべきことは「被害状況の確認」です。その上で予め策定しておいたBCPを発動させるかどうかの判断を行います。この段階で最優先させるべき行動に従業員の安否確認があります。

 

安否確認システムは、従業員に安否確認メールを一斉送信し、回答結果を共有できる機能があり、情報を素早く共有するために適したツールです。従業員間で安否情報を共有できるシステムがあれば、災害時の初動を素早く実行できます。

 

また、安否確認システムはメッセージを直接スマートフォンへ送信するプッシュ通知機能もあり、災害発生時でもメッセージの遅延が発生せず、確実に連絡をとることができます。

 

暫定対応

暫定対応では、生活環境を確保して、目標レベルまで中核事業を回復させることが必要です。その為には、不足している資源(人員や設備など)をある程度代替できる仕組みを事前に構築しておくことが重要となります。事前に緊急時の代替手段を確認しておきましょう。


例えば、緊急時に人的資材を確保するための手段として、平常時から「リモートワーク環境」を構築しておく方法があります。外部から安全にアクセスできるリモートワークの環境が整っていれば、従業員が出社しなくても安全な場所から事業を継続することが可能になります。

 

復旧

復旧では、被害を受けた事業を元のレベルまで回復させることが目標です。事業の優先度に従い、順次復旧させていきます。

 

ここでは、施設や設備、システムの復旧が課題となります。その為、平常時より、元々の設備やシステムの設計や設定、稼働状況などを確認し、重要な情報を緊急時でも取り出せるようにするためのデータ保護やバックアップを行う必要があります。

 

 

まとめ

BCP策定では、最初から完璧な計画を目指さないことも大切です。最初からあらゆる事態を想定して、起こりうる全てのリスクを網羅した完璧な計画を立てることは、ほぼ不可能です。

完璧を目指すあまりBCPの完成が遅れ、肝心の災害時に準備が間に合わず使えないようでは意味がありません。自社にとって必要なものから優先し、できる範囲から少しずつでも策定を進めていきましょう。

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