グダグダな社内会議の効率を、10倍にするたった2つのコツとは

Web会議をスムーズに進めるコツは

『事前の準備』と『アジェンダでの事前の周知』です。

Web会議が思うように進まない理由を、すべてWeb会議システムのせいにしてはないでしょうか。

Web会議が普及する前よりも確実に会議の回数自体が増え、内容も「報告のみの会議」や「ミーティング」などもWeb会議で行うようになっています。そのため「準備を行い、事前に意見を考えて」参加する会議が減っているのではないでしょうか。

しっかり準備を行い、参加者1人1人が会議へ参加する意識を持って参加することが大事になります。

実際にスムーズにWeb会議を進めるための流れを見てみましょう。

アジェンダ（agenda）とは「予定表」という意味の言葉で、

ビジネスシーンでは「会議・打ち合わせでの議題・議事日程」といった意味で使われています。

アジェンダを作るポイントは

・会議の目的を明確にする

・議題に対して検討すべき項目や時間配分を考慮する

です。

ポイントを意識することで、参加者の意識を統一することができます。

　１.　会議名

　　　働き方改革推進会議

　２.　開催日時（参加URL）

　　　〇月×日　16:00～　１時間程度

　３.　参加者　

　　　中野、中川、原田、松田、竹内、小野

　４.　会議の目的

　　　基本方針決定

　　　導入ソリューションの選定

　５.　議題

　　　（1）現状の課題について

　　　（2）解決策について

　　　（3）運用方法について

　６.　タイムスケジュール

　　　16:00～16:10　会議方針説明

　　　16:10～16:30　現状の課題について

　　　16:30～16:40　解決策について

　　　16:40～16:50　運用方法について

　　　16:50～17:00　まとめ　

作成したアジェンダを参加者に共有し、会議前に意見を考えてもらうことがポイントです。

またその際、使用するWeb会議システムを決めて周知しておきましょう。

当日になってシステムのインストールをしていては会議どころではありません。

そのためアジェンダを早急に作成し、周知を行うことが重要です。

リマインド（remind）とは「思い出させる」という言葉で、

ビジネスシーンでは「相手との約束の再確認・再周知」といった意味で使われています。

リマインドを行うことで会議日程の再周知を行うことができ、参加忘れの防止やスムーズに会議を進めることができます。

件名：　本日開催の○○〇〇会議について

本文：　お疲れ様です。　△△です。

　　　　先日ご連絡しました○○○○会議の日程が近づいてまいりましたので、改めてご案内させていただきます。

　　　　日時：〇/〇　13:00～（30分）

　　　　開催方法：zoom（URL）

　　　　目的：弊社の働き方改革について

　　　　議題：社内の問題点

　　　　　　　対応策について

　　　　何卒ご確認のほどお願いいたします。

スムーズなWeb会議で最も重要なのは、Web会議の準備ではないでしょうか。

そのため、会議の開始前に必ず下記の会議の準備・確認を行いましょう。

・Web会議システムの設定確認

・機材の確認

・会場の準備（複数人参加の場合）

自身の機材の確認だけでなく、参加者の音声も確認を行いましょう。

参加後に音声が聞こえない・映像が映らないとなってしまっては、復帰・対処に時間をとられてしまい時間のロスに繋がってしまいます。

まず会議の初めに前日準備にて作成したアジェンダの説明を行いましょう。

この会議は何のために集まったのか（目的）

何が問題となっているのか（議題）

を伝え、参加者全員が同じ目標・議題に向かって会議を進められるような雰囲気づくりを行います。

また議事録等の役割分担もこの段階で決めておくといいでしょう。

実際の会議で気を付けることは

・時間配分を守るが、急に話を終わらせない

・アジェンダを基に話す内容を絞っておく

・発言のルールを決める（手を挙げる、代替え案は禁止など）

です。

会議の最後に以下の3点を参加者全員で共有しましょう。

　・決定事項の再確認

　・担当者の選任

　・期限を決める

また決まらなかったことがあった場合、次回の会議の議題としましょう。

会議終了後には議事録を配布し、

「まとめ」にて決まったこと・担当者を共有し、意見の共有を図りましょう。

またWeb会議では録画ができるため、議事録の補足として共有するといいでしょう。

今回はWeb会議をスムーズに進めるコツをご紹介いたしました。

Web会議をスムーズに進めるには『事前の準備』と『アジェンダでの事前の周知』が重要です。

Web会議を行う回数が増え、ひとつひとつの会議を実のある会議にするために準備をしっかり行いましょう。

Web会議は会議だけでなく、情報・資料の共有化や期日の設定ができるため活用することで、よりスムーズにWeb会議を行えます。

また今回の方法はあくまで一例です。会議の趣旨や内容によっては流れや重要な項目が変わってきます。

こちらの記事を参考に自分なりの会議ルール・会議の流れを考えて、スムーズにWeb会議を行いましょう。