Web会議どう選ぶ？選定の際に見るべき3項目とは…

大小さまざまな会議や、共同作業に活用できるWeb会議システム。

テレワーク普及の影響もあり、近年は高機能なサービスを手軽に導入できるようになっています。

一方で、Web会議システム数は多く、また機能・特徴もシステムによって様々あり選定が難しい状況になっています。

そんな多種多様なWeb会議システムを選ぶ際、どんなところを見て選べばよいのでしょうか。

実は録画機能の有無や会議の参加人数ではありません。

Web会議を行う際、「音質・画質」は重要視せざるを得ません。

もしこの項目を見逃してしまえば、Web会議の質を大きく落としてしまい兼ねません。

例えば、『お客様との大切な話なのに音質が悪く、聞き取れなかった…』となってしまえば今後の関係にひびが入ってしまうかも…

現在では高画質なシステムも増えているため、フルＨＤ（1080p）でのWeb会議も可能になっています。

悪意のあるユーザーがWeb会議の盗み見、悪意のあるフォイルをアップロードするリスクも考えなければなりません。

Web会議ではお客様も自宅や外などで会議に参加できるのでいつもの会議より楽な環境で参加ができます。

そこで気が緩んでいつもは聞けない話が聞ける、なんてこともあるかもしれません。

ですがセキュリティ対策がされていないWeb会議ではお客様も安心して話すことができません。

「セキュリティ」に気を付ける場合、暗号化・参加者の認証方法等の多数の項目がポイントになります。

Web会議は1人1人が場所を選ばず気軽に会議に参加できることが強みです。

そのため、特別パソコンに詳しくない人や、パソコン使わない人でも簡単に使いこなせるということがWeb会議システムではとても重要になります。

神田LAB編集部独自で、実際のWeb会議システムを選定基準を基に比較してみました。

選定ポイント・比較表についてお話しましたが、Web会議システムの使用方法が変われば選定のポイントも変わってきます。

まずは選定前にしっかり目的などを決めておきましょう。

まずは「Web会議を導入する目的」を決めましょう。

会議だけでなく、ウェブセミナーとしての利用やヘルプデスク、面会システムなど多種多様な利用方法もWeb会議の強みです。

どんな用途で使用するかが決まれば、必要な機能・利用可能人数などを決定することができ、

それにあったWeb会議の選定、社内ルールの作成をすることができます。

Web会議としての利用方法だけでなく、社内コミュニケーション活性化のためその他の利用方法も検討してみてはいかがでしょうか。

Web会議を行うにあたって「マイク・カメラ」は必須となります。そこで事前にマイク・カメラがあるか、確認しましょう。

またWeb会議を行う環境によってマイク・カメラも変わってきます。1人での利用ならヘッドセットやイヤホンマイク、複数人での利用ならスピーカーマイクなど、環境にあった設備を整えましょう。

選定のポイントでもお話した通り、「音質・画質」はWeb会議において最重要ポイントです。その音質・画質を大きく左右するのが「通信環境」です。

通信環境が不安定になると、音質・画質も落ちてしまいWeb会議の効率は大きく下がってしまいます。そのためパソコン接続台数やオフィスにあった安定した通信環境を用意しましょう。

Web会議の選定ポイントについてご紹介いたしました。

自社に合ったWeb会議を選定することで社内のコミュニケーションの活発化の促進など多くの利点を生み出すことができます。

一度無料版等で操作感を確かめて、Web会議を選定しましょう。