オンラインセミナー開催してみた！！①事前準備編

オンラインセミナー開催を決めたものの、初の試みのため手探りで調べることからのスタートでした。神田LAB編集部(部長、部員2名)がそのまま「セミナー運営事務局」となり、準備を始めました。

今回のセミナーではZoomの「ウェビナー機能」を用いて開催しました。最近のオンラインセミナーや研修会などもこのウェビナーを用いて開催されているケースが多いので、参加者としてなじみのある方も多いかと思います。

Zoomのウェビナー機能は「ミーティング」とは異なり、主催者以外の視聴者同士は基本、カメラ映像、名前を互いに見ることができない仕組みになっています。今回使用したウェビナーと便利な設定については、次回の記事でご紹介いたします。

運営チームは過去に参加したオンラインセミナーを参考にし、今回のセミナーに取り入れました。例えば開始前に質問の投稿やアンケートについて記載したスライドを表示しておき、BGMを流すことで視聴者のスピーカー設定に問題がないか確認してもらうようにしました。また、事前のメール案内の内容や本番中のチャット活用方法、セミナーの進行等、自分たちが参加した時にわかりやすかった、丁寧だった、よかった、と思った方法はどんどん取り入れるようにしました。

初めてセミナーを開催した中で、事前に準備しておいてよかったことを3つピックアップしました。

当日の流れを決めていく中で、「いつ」「誰が」「何を」するのかが、複雑化してしまったためタイムテーブルの形で整理しました。どのような形でもよいので、全員で共有できる表を作成しておくことをお勧めします。

・開催後の設定、確認事項

・画面共有開始、マイク・カメラのON/OFFのタイミング

・発表メモ

・チャットでの案内のタイミングと内容

事前にいくつかのパターンでトラブル想定と対策を決めておくことをお勧めします。私たちは、「プレゼンターのPCトラブル」「ホストのPCトラブル」「ネットワークトラブル」の場合を想定し、それぞれセミナーを継続するか/中断するか、リカバリ方法などを事前に決めておきました。幸い、どのトラブルも発生しませんでしたが、事前に決めておくことで、焦らずに対応できると思います。

本番1週間前に社員に協力を仰ぎセミナーを開催しました。実際に社内向けリハーサルの時には、開始直前にマイク接続の不具合が、終了後にはアンケートにアクセスできないトラブルが発生し、さらに当日に向けて変更を行いました。社内向けリハーサルの際は、案内メールの送付からすべて本番と同じフローで実施し、抜けているところがないか、忘れていることはないか、チェックすると良いと思います。

実は今回のセミナー、最初私たちが想定していた以上に多くの方々からお申し込みをいただきました。当然ながら全国各地からご参加いただいたようです。今回はかなりドタバタしながらいろんなことを進めましたが、次回からはもう少しスムーズに進めたいと考えています。

第2弾では今回利用したZoomの設定やお勧めの機能をご紹介します。次回もぜひご覧ください！！