コスト管理と持続可能な業務への一歩

日本郵便は2024年10月1日から各種郵便料金の値上げに踏み切りました。消費税率変更や物価上昇に伴う一部の調整を除けば、30年ぶりの大幅な値上げとなりました。

さらに今回最も大きな値上げ幅となったのは「定形郵便物」で、30％程度値上げとなりました。

郵便料金の値上げは、企業の郵送コストを直接的に増加させます。特に、大量の書類を郵送している企業にとっては、年間のコスト増が大きな負担となる可能性があります。

これにより、郵送費の見直しや、新たな配送方法の検討など、業務の見直しが必要となるケースも少なくありません。

株式会社インフォマートの調査によると、郵送業務にかかる人件費は年間約227万円と試算され、大きな負担となっています。また、この調査では値上げについて認知している人のうち48％が「勤務先で郵便料金値上げの対策に取り組む、または取り組む予定」と回答しており、対策の必要性が浮き彫りになっています。

郵便料金の値上げを機に、多くの企業がペーパーレス化に注目しています。ペーパーレス化は、単にコスト削減以上に、企業にさまざまなメリットをもたらします。

紙の書類の保管や運搬作業、書類や請求書を郵送する際には、印刷、封入、郵送準備などの手作業が発生しますが、それらのプロセスが不要になります。これにより、作業時間を大幅に削減でき、他の業務にリソースを集中させることが可能です。

電子データでの情報共有により、迅速かつ確実に情報を伝達できます。特にリモートワークの普及により、物理的な紙の書類では対応が難しい状況も出てきています。ペーパーレス化により、働く場所や時間に縛られず、最新の情報を関係者全員がリアルタイムで共有できる環境が整います。

電子データならアクセス制限などのセキュリティ対策を講じることができます。加えて、ログ管理により、誰がいつ情報にアクセスしたかを記録でき、不正利用の抑止にもつながります。

紙の使用量削減は、森林資源の保護や二酸化炭素排出の抑制といった環境保護につながります。企業が環境配慮の取り組みを進めることは、ステークホルダーからの評価向上にも寄与します。

ペーパーレス化を進めるためには、以下の取り組みが考えられます。

請求書や契約書を電子化することで、郵送コストを削減できます。受け取る側もデータとして管理しやすくなることにより、書類の紛失や再発行の手間が減少し、トラブル対応の負担も軽減します

クラウドサービスの導入により社内外での情報共有がスムーズになります。また、バックアップ機能を活用することで、災害時にも情報を確実に保護することが可能です。ただし、併せてセキュリティの強化や見直しも必要になります。

既存の紙の書類を電子化するには、スキャナーやOCR（光学文字認識）を活用するのが有効です。特にOCRを使用することで、手入力する手間が省け、データ検索や分析の効率が向上します。

ペーパーレス化を進める上で、業務フロー自体を見直すことも重要です。従来の紙ベースでの手続きが必要な場面を精査し、デジタル化が適用できる箇所を特定することで、よりスムーズな業務運営が実現します。

郵便料金値上げとなり早１ヶ月。皆さんはどのように感じていらっしゃるでしょうか。
「システム導入はコストがかかる」「プロセスを見直すのは大変」といったイメージも強いかもしれません。今回のような機会に、コストや時間、業務プロセスを見直す機会にしてみてはいかがでしょうか。