防災は普段から!安否確認システムを日常で使ってみた

9月1日は防災の日、ということで避難訓練を行ったり、災害備蓄品の見直しをしたり、いろいろと考えるきっかけになりますね。災害大国の日本、いつどこに地震や台風の被害にあうかわかりません。近年では豪雨やそれによる土砂災害、洪水被害も全国で多発しています。今回は防災対策の一つとして活用できる「安否確認システム」を日常業務の中で使用してみました。

目次

安否確認システムとは?

「安否確認」は主に災害時に家族、従業員、学生などの生存や、現在の状況を確認することを指しています。災害用伝言ダイヤル(171)や携帯キャリア各社が提供する災害伝言板サービスも自身の安否情報登録や、電話番号を使って安否情報の確認などができるので、家族間で「何かあったときは災害用伝言版を使用する」と決めておくことで、互いの状況確認ができるようになります。 しかし、家族間、友人知人、であれば問題ありませんが、企業の安否確認は別問題です。特に従業員が100名を超えるような事業者で災害発生時に一人ずつ安否確認を行うことは現実的ではありません。そこで、活用できるので「安否確認システム」です。

安否確認システムの主な機能

緊急時の情報発信

基本的な機能ですが、災害が発生した際には迅速に安否確認を送信する必要があります。システムによって災害情報との自動連係有無や範囲が異なりますので、よく確認しておきましょう。

回答結果の集計

安否確認のメッセージを受け取った側は回答を返信します。災害時ですので、迅速に必要な情報を送れる仕組みが必要です。また、管理者は回答結果を確認して返事が来ていない人はいないか、けがなどで身動きが取れない人はいないか、被害が少なく出勤できる人がいるか、を把握しなればなりません。結果がメールのように個別で届いていてはとても集計を手作業ではできませんよね。システムで自動集計を行い、連絡を優先的にとらなければならない人はだれか、素早く把握しましょう。

家族の安否確認

中には家族の安否確認を合わせて行うことができるサービスもあります。利用する側からしても家族の安否確認と自分の状況報告を1つのシステムで完結できるので良いですね。

安否確認システムは災害時に使うだけ?

安否確認の重要性はわかっているけれども、いつ起こるかわからない非常時のために膨大なシステム費用をかけることは現実的ではありませんよね。でも、そうではありません。安否確認システムは「一斉に情報を配信し」「回答を集計できる」機能があります。日常の情報共有や、案内情報の配信に活用してみてはいかがでしょうか。

コロナ禍の健康チェックに

当社では自社開発の安否確認システム「Apica」を用いて、社員の健康チェックを行っています。毎朝7時にメッセージが自動で配信され、検温の結果と体調に異常がないかチェックし、報告を行っています。部署単位でとりまとめていますが、管理者は入力していない人がいないか一目で管理できます。回答する側もスマートフォンで簡単に送信ができるので、負担に感じることもありません。

 

スマートフォンの回答画面

 

管理者の結果確認画面

情報発信とアンケート

社内への情報発信はどんなツールを使用していますか。メールでの一斉送信や、チャットツール、掲示板機能などが考えられるかと思います。安否確認システムは社内への情報発信にも活用することができます。特に、出欠確認が必要な場合や、確実に読んでいるかチェックを行いたいお知らせには有効です。

まとめ

最後までお読みいただきありがとうございました。今回は当社で今取り組んでいることも含めてご紹介させていただきました。 人間、いざという時にいつもしていないことはできないものです。「災害時用」とするのではなく、日常的に併用できた方がいいですね。 もちろん、今回ご紹介したシステムだけでなく、非常食や飲料水のチェックもお忘れなく!!

今回ご紹介した安否確認システム「Apica」は こちら

業務活用編は こちら

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