勤怠管理、どうする？働き方改革で何が変わる？法律から注意点まで徹底解説！！

勤怠管理といっても今までも給与計算や残業代の計算を行っていたはずです。今までの勤怠管理ではだめなのでしょうか？

働き方改革の背景には、長時間労働による労働者の健康状態の悪化や過労死・過労自殺などの増加があります。

それらを防ぐために改正労働基準法が定められ勤怠管理が法的に求められるようになりました。

労働安全衛生法　第66条の8の3には

• 「労働者の健康管理のために、厚生労働省の定める客観的な方法によって
• 　労働者の労働時間の状況を把握しなければならない。」

とあります。

厚生労働省では客観的な方法の例として下記があげられています。

• 　・タイムカードによる記録
• 　・PCの使用時間

またこちらの義務への罰則規定はありません。

しかし残業時間や有給休暇については罰則もあり、正確に労働者の状況を把握する必要があります。

まず労働基準法において『労働時間』とは

『使用者の指示命令下に置かれている時間』のことをいい、

使用者(部長・課長等)の指示または暗黙の指示により業務に従事する時間のことを指します。

例えば「セミナーを受ける」際、

• 　A：自身のスキルアップのために受講したセミナー　　
• 　B：業務上必要なスキルを身に着けるために会社が指定したセミナー

ではＡは労働時間には含まれませんが、Ｂは労働時間となります。

労働基準法では労働時間に制限があり、その労働時間を「法定労働時間」といいます。

法廷労働時間は労働基準法 第32条によって「1日8時間、1週間40時間」と定められており、

この時間を超え、かつ使用者の命令下におかれている時間が残業時間になります。

残業時間は「原則月45時間、年360時間」と決められており、

労働基準法 第36条により労働組合などと書面による協定を結び労働基準監督署に届け出ることが義務付けられています。

こちらが「36協定(さぶろくきょうてい)」と呼ばれています。

また特別条件付き36協定では、

年6回まで労働基準法 第36条に定められた時間を超えて従業員に時間外労働をしてもらうことが可能になります。

しかし緊急での対応が必要な場合や繁忙期などやむを得ない場合のみとなります。

下記の場合、労働基準法違反となり「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」が課せられます。

　・労働組合との協定・届け出をせずに時間外労働をさせた場合

　・労働基準法第36条に定められた時間を超えて時間外労働をさせた場合

　・時間外労働と休日労働の合計時間が100時間を超えた場合

　・時間外労働と休日労働の合計時間が2～6ヶ月の平均のいずれかが80時間を超えた場合

年次有給休暇とは従業員の心身のリフレッシュを目的に有給で休暇を与える制度で、労働基準法第39条に定められています。

年次有給休暇は主に1日単位で取得してもらう必要がありますが、従業員と合意している場合半日・時間単位での取得が可能です

2019年4月に働き方改革関連法案が施行され労働基準法が改正されました。その際の有給休暇について「年10日以上有給休暇が付与されているすべての労働者に対して、有給休暇付与の基準日から1年以内に合計5日以上の有給休暇取得が義務化」されました。

対象者に有給休暇を5日以上取得させない場合、労働基準法違反となり、経営者に30万円以下の罰金が課せられます。違反していることが発覚した場合、労働基準監督署からの指導が入り、改善がみられない場合は、さらなる罰則が課されます。

勤怠管理に関する法律の改正についてご紹介しましたが、実際どのようなことに気をつけなければいけないのでしょうか。

働き方改革ではテレワーク等の多様な働き方が推進されています。しかし多様な働き方が増えることで労働時間の把握が難しくなってしまいます。

テレワークで労働時間が曖昧になり、長時間労働に繋がってしまっては元も子もありません。

自社の勤務体系にあったシステム・方法を検討しましょう。

改正労働基準法では「使用者は労働者ごとに年次有給休暇管理簿を作成し、3年間保存しなければならない」とあります。

年次有給休暇管理簿には年次有給休暇を取得した時期、日数、基準日が労働者ごとに記載された書類のことです。

従業員が多くなれば書類数も多くなってしまうため、紛失やミスの原因になってしまいます。管理方法もあわせて検討しましょう。

業種や職種によって、勤務体系や仕事内容は大きく異なり、社内でも勤務体系は様々です。

そこで各勤務体系に合った打刻方法が必要になります。

外での作業が多い業種では、スマホなどのアプリケーションでの打刻。

PCを使わない職種では、ICカードでの打刻など

豊富な打刻方法で複数の勤務体系をしっかり管理しましょう。

では労働基準法改正後はどのように勤怠管理を行う必要があるのでしょうか。

一つ目の方法は、出退勤時に所定の紙・エクセルシートに社員自身が出退勤時間を記入・入力する方法です。

こちらの方法はとにかく簡単に始められることが大きな利点です。勤怠管理用テンプレートがネットでダウンロードでき、そちらを使うだけですぐに勤怠管理を行うことができます。

毎月の集計等を手作業でまとめなければならないことが大きな欠点です。社員数が多いほど集計に時間がかかってしまい、集計ミスも発生しやすくなります。

また社員の記入は自己申告制になるため、法律の定める「客観的方法による労働時間の把握」にはあてはまらないため社員への説明を行い、注意を促すことが必要です。

二つ目の方法は、タイムカード打刻による勤怠管理の方法です。

社員が出退勤時にタイムレコーダーにタイムカードを差し込み、打刻する方法です。

社員自身での記入の手間ないのが利点です。また管理も個々での管理となるため管理側の手間を省くことができます。

給与計算時に手入力での集計が必要なのが欠点です。

またタイムカードによる打刻は「客観的な記録」として認められますが、残業前に打刻するなどの不正打刻が起きやすくなっています。そのため社員への教育・説明、他システムとの連携等を検討する必要があります。

三つ目の方法は、勤怠管理システムにて打刻を行う方法です。

PCのログオン・ログオフやICカード、スマートフォンから等あらゆる方法で出退勤打刻を客観的な方法で行うことができるため、会社ごとの勤務形態に柔軟に対応することができます。

システムによって機能が違うため、自社に合ったシステムでないと人事担当者の負担を増やしてしまいます。

選定する際は自社にあったシステムなのか比較を行いましょう。

今回は勤怠管理の注意点についてご紹介いたしました。

新たな法律によって、労働環境はよく変わってきています。社員の方が働きやすい環境を作るために、柔軟に正しく勤怠管理を行いましょう。

また５年の適応除外期間が間もなく終わるため、建設業でも働き方改革関連法案が適応されます。

今回ご紹介した注意点に気を付けながら、自社の業種・職種に合った勤怠管理方法を探してみてください。

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