ちょっと便利に！Outlookで使えるテクニックご紹介します

メールのやり取りをしていると、日に何件も受信し、フォルダが未読メールで一杯…大事なメールに気付くのが遅れた…なんてことはありませんか？もし、まだ「フォルダ分け」をしていない場合は、一度試してみてください。差出人や特定の文字などからメールを自動で振り分けてくれます。システムからの自動配信メールや特定のプロジェクトのメールを集約しておくことで後から探しやすくしたり、対応の優先順位付けに役立てたり出来ます。

1. あらかじめ振り分けたいフォルダを作成しておきます。
フォルダの作成は「フォルダ」タブの「新しいフォルダ」から作成ができます。

2. 対象フォルダに振り分けたいメールをクリックで選択し、その状態で「ホーム」タブの「ルール」から「仕分けルールの作成」をクリックします。

3. 仕訳ルールの詳細を設定します。仕分けの条件と実行する処理を選択し、保存します。

メールの中でよく使うフレーズはありませんでしょうか。例えばビジネスメールでは冒頭に「お世話になっております。○○社の××です。」のような挨拶が入ることが多いですよね。こうしたフレーズは「定型句」に登録することで、毎回入力する必要がなくなります。

1. 新規メッセージ作成画面を立ち上げます。この時、「書式設定」タブから「形式」を「HTML形式」を選択しておきます。

2. 本文に定型句として登録したい内容を入力します。

3. 登録したい箇所を選択し、「挿入」タブ内の「テキスト」→「クイックパーツ」→「定型句」→「選択範囲を定型句ギャラリーに保存」を選択します。

4. 名前を変更して「OK」を押します。この時、名前は短めで入力がしやすいものをおすすめします。

5. これで登録は完了です。

次回以降はメッセージを作成中に「登録時の定型句の名称」を入力します。すると先ほど登録したパーツを挿入するアシスト表示がされます。この状態でキーボードのEnterキーを押すと、自動で先ほど入力した定型句が挿入されます。

日時など必要な箇所を書き換え、件名、宛先入力後送信ができるようになります。

この例では「定例会」と打つことで78文字分を入力することが可能になります。よく使用するフレーズや、定期的に送るメール形式はここで登録しておくことで、タイプミスも防止、メール作成の時短につながります。

特に勤務日や時間が不規則な方、外出や出張が多い方はぜひ設定しておいていただきたい機能です。あらかじめ設定しておいた期間の間に受信したメールに対しては、自動で返信を行います。

1. Outlook画面の左上、「ファイル」をクリックします。

アカウント情報が表示されますので、その中から「自動応答」をクリックします。

2. 自動応答の設定画面が表示されますので、「自動応答を送信する」にチェックを付け、期間指定を行います。

「自分の所属組織内」と「自分の所属組織外」の2パターンが設定されますので、いずれにも休暇の期間や休み中の急ぎの要件がある場合の連絡先などを記載しておきましょう。

今回はOutlookで活用できる便利テクニックをご紹介しました。私もよく利用している機能です。テレワークの影響で最近ではメールで連絡を取ることが増えているように感じます。内容はもちろんですが、素早いレスポンスも大事ですよね。