テレワーク中の電話対応どうする？解決方法を3つ大公開！

テレワークでのメリットが期待される中、電話応対業務は避けることができません。しかし、テレワーク等出社を前提としない働き方を行う場合多くの問題が発生してしまいます。

感染症対策やBCP策定のため、テレワークへの業態移行は早急に進めなければなりません。そのため在宅でも変わりなく電話応対業務を行うための環境作りが必要となります。

では、テレワーク時の電話対応はどのような問題が挙げられるでしょうか。

今までは会社に出社し自席の固定電話でお客様との電話応対業務を行っていたと思います。しかし自宅の机に会社の固定電話はありません。

取引先によっては担当者へ直接ではなく代表番号へ電話がくる事があります。その場合出社している社員がテレワークを行っている担当者へ取り次ぐ必要があります。

社員と連絡を取る場合、内線電話を使い連絡をとっていたと思います。しかしテレワーク時には固定電話がないので内線電話で上司に相談しようにも一苦労です。

先程の問題点についての解決方法を3つご紹介致します。

社員全員がテレワークを行うのではなく一部の社員が出社している場合、出社している社員が電話対応を行う方法です。
こちらは導入が最も簡単で導入コストもかかりません。しかし出社する社員への負担が大きくなってしまいます。

そのため、出社している社員が電話対応しても負担にならない様に考える仕組みや方法を検討する必要があります。

社員ではなく社外の代行サービスへ電話を転送し、代理で対応をしてもらう方法です。

社員が電話応対業務に手を取られることがないことが大きなメリットです。しかし、社員同士の連絡手段はその他のツールや方法を検討する必要があります。

クラウドPBXとはクラウド上に設置したPBXをインターネット経由で利用することのできるサービスです。

物理的な装置がないため、導入・維持コストも抑えることができます。また社用携帯を活用することでお客様や社内の電話対応を行うことができます。

そのため、出社しているときに近い環境でテレワークを行うことができます。

電話応対への対応ができず、テレワークを行うことのできない企業も多いようです。その場合先程あげた解決方法を検討してみてはいかがでしょうか。また、どのように電話を運用するのか考え周知することが重要になります。

テレワークでの電話応対の問題を解決することで社員のテレワークをスムーズに行うだけでなく電話応対のスピード低下を防ぐことができます。ぜひ解決方法を検討し、新しい働き方の環境整備を行いましょう。