Web会議とは？メリットからデメリットまで徹底解説！！

Web会議とは、

遠くの人とインターネットを通して会議をすることのできるコミュニケーションツールです。リアルタイムでの音声・映像のやり取りや資料の共有ができます。

これまでの対面での会議と比べて様々なメリットがあります。

今までは一つの会議室に集まるには、会議室までの交通費と会議室までの移動時間が必要になっていました。

Web会議では場所に縛られることなく、インターネットに繋がればどこからでも参加ができるため、交通費や移動時間を削減することができます。

資料の共有ができるため、わざわざ人数分の資料を印刷して事前に配る必要がありません。そのため、印刷する手間や紙のコストをおさえることができます。

今までは会議を開催するには、会議室が使えるのか確認し、参加者のスケジュールを調整して、等多くの業務が発生していました。

ですがWeb会議ではインターネットに繋がればどこからでもどんな端末からでも参加できるため、会議室の確認や参加者のスケジュール調整の手間を削減できます。

一方、Web会議にはどの様なデメリットがあるのでしょうか。

Web会議はインターネットが繋がればどこからでも参加ができますが、逆を言えばインターネットの通信環境が音声や映像の質までも左右してしまうということです。

通信環境が悪く声が途切れてしまっては会議の参加すらできなくなってしまうでしょう。

対面の会議と大きく違う点は、音声や映像から参加者の表情や雰囲気を把握しなければいけない点です。

対面の会議であれば、発言したそうに前のめりで話を聞く人・話題に対して別の意見を持っており眉間にしわを寄せている人等様々な相手の状況を読み取ることができました。

ですがWeb会議では映像や音声から相手の表情や感情を読み取らなければならず、恥ずかしい思いをしたり上司に怒られた経験のある方もいるのではないでしょうか。

Zoom Video Communications社が提供するWeb会議システムです。

〇Zoomの特徴
・初心者でもわかりやすいユーザーインターフェース
・シチュエーションにあったライセンス体系

シスコシステムズ社が提供するWeb会議システムです。

〇Webexの特徴
・質の高い会議を実現
・高いセキュリティ
・会議をより快適にする専用機

ジャパンメディアシステム株式会社が提供するWeb会議システムです。

〇LiveOnの特徴
・音声の途切れや遅延が少ない
・複数端末からの映像を同時に表示可能

マイクロソフト社が提供するコラボレーションプラットフォームです。

〇Teamsの特徴
・Office365と連携することで柔軟に業務をサポート
・Teams上でファイルを共同編集

Web会議は柔軟な働き方に対応したコミュニケーションツールとして、働き方改革には欠かせないツールの一つです。

先程紹介したデメリットもあるので、社内でルールを定めることがとても重要になります。うまく活用して円滑なコミュニケーションを実現しましょう。