そのPDF、提出前に要チェック!! 

日常業務で使用することの多いOfficeソフトやPDF。昨今ではメール、データ送信サービス、など、データで資料をやり取りも増えてきたかと思います。しかし!!そのファイル、出す前によくよくチェックをしてください。以前作成した資料の流用や変換した際に引き継がれた情報が思わぬところに残っていたりするものです。情報によってはセキュリティ上問題があるケースもあります。今回はPDFのファイル名とOfficeソフトの代替テキスト機能にフォーカスします。

目次

PDFのファイル名とタイトル

PDFファイルを開くと、タブにファイル名が表示されていることが多いかと思います。しかし、下記のPDFのように、ファイル名は「会社案内」なのですが、タブには「Power Pointプレゼンテーション」と表示されるケースがあります。これはPDFファイルにはファイル名の他に「タイトル」があり、それが「Power Pointプレゼンテーション」となっているため、タイトル名がタブに表示されている状態です。

この資料、もともとはOffice Power Pointで作成した会社案内でした。OfficeソフトからPDFへ変換し保存した際にこうした事象が発生します。では、これはどうやって変更できるのでしょうか。

Adobe Acrobat Pro DCが使用できる場合

Adobe Acrobat Pro DCでは「ファイル」→「プロパティ」から文書のプロパティを開き「タイトル」を変更すれば対応できます。ただし、有料のライセンスが必要です。(Adobe Acrobat Readerでは変更ができません。)

元ファイルを修正する場合

有料版がない場合は元のOfficeファイルから変更が必要です。ファイル→情報から「プロパティ」が修正できます。ここで「タイトル」を任意の名称に変更しましょう。

画像の代替テキスト機能

「代替テキスト」と聞いてピンとこない方もいるかもしれません。その名の通り、画像に代わる「テキスト」をつけることができる機能です。PDFやOffice資料で画像にカーソルを合わせるとテキストが表示されたことはありませんか?これは目の不自由な方が読み上げソフトを使用した際に、画像部分に到達すると「代替テキスト」を読み上げる仕組みになっています。そのため、不特定多数に向けたデータや目の不自由な方が使用される可能性の高いものについてはこの機能を活用した方が良いでしょう。

改変を重ねている資料は要注意

古いバージョンのOfficeソフトで画像を挿入した際にファイルの保存場所が自動で代替テキストに挿入される、という事象がありました。ファイル保管場所はセキュリティ的観点から考えても公開される状態は望ましくありません。現在は自動で挿入されることはありませんが、以前作った資料を流用・改変している場合、データが残っていることがあります。

代替テキストの編集方法

Officeソフト内で画像を選択すると「図の形式」タブ内に「代替テキスト」ボタンがあります。それを押すと代替テキストの入力・編集ができるようになります。

まとめ

実は今回ご紹介した事例は実際に私たち編集部員が紹介資料を準備していた中で起こったことです。画像の保管場所が表示されたり、文字化けしたテキストが残っていたり、別の顧客名が入っていたり…以前の資料に改変を重ねているとこうしたケースが発生することがあります。小さいことですが、見栄えの問題や、セキュリティ上望ましくないケースも考えられますので、提出前に確認する癖をつけたいところですね。小さなところへの気遣いも大切にしましょう。

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