社会福祉協議会様の情報共有を進めませんか?~ここる機能ご紹介①総合情報

社会福祉協議会様の業務に特化した「会員総合情報システムここる」。記録や集計、書類作成などの負担を軽減し、全体でお使いいただけるシステムをめざし、開発されました。今回から全7回にわたり、各機能をご紹介していきます。
第一弾はここるの基本とも言える「総合情報」です。よろず相談の記録をシステムで有効活用しませんか?

目次

ここるの全7事業

会員総合情報システムここるは社会福祉協議会様向けの7事業について、記録・管理・情報共有を行うことができるシステムです。総合情報を基本にして、他6事業を自由に組み合わせることが可能です。

 

情報共有を促進

基本情報の共有

ここる総合情報では社協にかかわる個人・団体の名前や住所などの基本情報をシステム内で共有することができます。これらの情報はシステム上で出力される帳票類に自動で反映されるため、何度も同じ名前や住所を入力する手間の削減や、入力ミス防止にもつながります。また、引越など情報に変更が生じた際も、個人・団体情報を修正するだけでOKです。

 

関わりの把握

個人・団体情報ではシステム内で社協との「関わり」を一目で把握できるようになっています。

例えば、利用太郎さんの場合、「日常生活自立支援事業のサービスを受けたことがあり、会費と寄附をいただいたことがある方」というのがシステム上で分かるようになっています。このように、今まで見えづらかった部署やサービスを超えた関係を「見える化」することができます。

一方で、お金や健康状態など細かい情報については、事業に携わる職員様だけが共有できる情報になっています。

 

相談の登録・管理

相談事は全部記録

基本情報に加えて、利用者様からのあらゆる相談を記録・管理することができます。様々な内容の相談をシステム上で記録として残すことで、部署内で情報を一元化し、共有を促進します。相談の分類、内容に加えて、その後の対応までまとめて記録をしています。記録した相談は名前や日付、分類、キーワードなどで検索できますので、後から探し出すのも簡単です。

 

対応履歴も一目瞭然

各相談に紐づく形で「経過記録」を残すことができます。自分が不在時の対応を確認したり、過去の経緯の共有がしやすくなります。

 

データ集計・出力もお任せ!

相談データを集計して実績一覧を出力したり、相談ごとに記録カードとして印刷することも可能です。相談分類は任意の項目を設定できるため、社協ごとに必要なデータに合わせて集計結果を出すことができます。月次の件数、分類別の件数、新規相談の件数…今まで数えていた手間をシステムに任せてしまいましょう。

ジェノグラムの作成

個人情報に紐づいた形で「ジェノグラム」(家系図)を作成することができます。履歴で複数のジェノグラムを登録できるます。作成したジェノグラムはここるから出力される帳票はもちろん、図として出力することも可能なので、そのほかの書類にご利用いただくことも可能です。

 

充実の管理機能

ここるの管理機能は3段階で分けることができます。

・管理(全権限)
・編集(データ・記録の編集)
・閲覧(データの閲覧のみ)

管理者はこれらの権限を個人ごとに設定ができ、データログ取得も可能です。

 

まとめ

今回はここるの基本機能である「総合情報」についてご紹介しました。確かに相談記録を残すだけであれば、手書きの書式や、エクセルシートで何とかなるかもしれません。でも、後からその情報を探したり、経緯を確認したり、様々な集計をするのって、実は手間ではありませんか?ここるでは部署を超えた情報共有をサポートします。

 

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