モチベーションがあがる！Plannerで業務効率が上がる３つの理由

ではなぜPlannerは業務効率化に最適なのでしょうか。理由は3つあります。

タスク（やること）を管理することで、業務効率を大きく上げることができます。なぜならタスクを管理することで、業務の全体像を把握しながら優先順位をつけて業務を行うことができるからです。

Plannerではタスクごとに優先度・期限を決めることができるため、それらを基にタスクを管理することができます。

タスクを細分化することで、モチベーションの向上につながります。

モチベーションを向上させるためには、

　・タスクの全体像の把握

　・達成感の積み重ね

が重要になります。細分化することで業務の大きさを把握でき、達成タスクの積み重ねがモチベーション向上につながります。

Plannerでは、タスクに「チェックリスト」としてタスクを細分化できます。完了したチェックリストを消すことで進行状況の把握と横線が引かれるため達成感を得ることができます。

タスクの大きさによっては1人ではこなしきれないタスクも出てきます。タスクが大きすぎると全体像が把握しきれないため、モチベーションの低下にもつながってしまいます。そこで大きいタスクは部署・プロジェクトで分業を行いましょう。

PlannerはMicrosoft　Teamsと連携できます。チームにPlannerを共有することでチーム全体のタスクの進行状況・対応者等を明確にし、モチベーションを保ちながら最適なプロジェクトとして管理ができます。

ここからは、Plannerを使うための基礎的な知識をご紹介いたします。

1.「http://office.com/signin」にアクセスします。

　　Microsoftアカウントのメールアドレス・パスワード等を入力してください。

2.Microsoft365ホームページ右上①をクリックします。

　Microsoft365アプリケーション一覧下の「すべてのアプリ」②を開きます。

3.「Planner」をクリックしてPlannerを起動します。

4.左側タブより、「新しいプラン」をクリックし作成します。

バケットとは各タスクを好きなカテゴリーに分けることができる機能です。タスクを位置でわかりやすく分けることができます。

例えば、タスクを重要度で分けたり、「To Do」「Doing」「Done」にわけTo Doリストとして使うことができます。

上タブでは「ボード」「グラフ」「スケジュール」などを使って進捗度やスケジュール管理を行うことができます。

「グラフ」表示ではタスクを状態や重要度等に分けて状況の確認を行うことができます。

「スケジュール」表示ではタスクの期限を基にカレンダーにマッピングして確認することができます。

フィルターでは重要度や期限・進捗によってタスクを抜き出し表示します。

またラベル等によってフィルター条件以外の自由な条件でタスクを抜き出すこともできます。

1.バケット下の「新しいタスク」をクリックします。

2.表示された入力用ウインドウにタスクの名前・期限・担当者入力します。

3.できたタスクを開き、チェックリストなどの詳細な情報を入力します。

1.Teams を開き、追加したいチームを開きます。

2.上タブの右上「+」マークをクリックします。

3.追加アプリケーションから「PlannerおよびToDoによるTask」をクリックし新しいプランで保存します。
またTeams に追加したプランはブラウザのPlannerからも確認ができ、他のタスクと一緒に管理することができます。

Plannerが業務効率化に最適な理由

・タスクを優先順位で管理ができる

・タスクを細分化してモチベーション向上

・チームでタスク共有ができる

まずは身近なところから業務効率化を始めてみてはいかがでしょか。ぜひ今回の記事を参考にしてみてください。