BCP対策、こんな目線で見直しませんか。
近年多発している自然災害やコロナウイルス感染拡大などにより、BCP(Business Continuity Plan、事業継続計画)が再注目されています。単なる防災対策ではなく「事業を継続する」ことを前提とした計画が重要となりますが、今回はいくつかのポイントをご紹介します。
目次
従業員の安否確認
企業の活動継続を行う上で従業員の安否確認は必須です。素早く全員の安否や状況が確認できるような体制をとっておきましょう。
タイムロスをなくす
いわゆる「電話連絡網」のように順番に連絡してり、いくつもの人や部署を経由するとタイムロスが発生します。有事の際だからこそ、「みんなに一斉に」連絡できる体制を用意しておく必要があります。
管理者の状況把握
部署の管理者、責任者目線では「誰が」「どういった」状態なのかを素早く把握する必要があります。ショートメッセージや電話、メッセージアプリでひっきりなしに状況報告が来るようでは、とても「企業活動の継続」どころではありません。
システムの利用
一斉情報共有システムApicaでは緊急時の一斉通知、回答結果の自動集計を簡単に行うことができます。スマートフォンアプリ、またはメールで安否確認、行動指示を一斉に発信できるので、緊急時の迅速な状況把握にご活用いただけます。
データ管理方法の検討
企業の「情報」は活動継続において必要不可欠なものです。だからこそ、適切な手段で情報を管理する必要があります。
データセンターの活用
企業の中ではなく外部の、例えばデータセンターなどを利用して必要なデータを保管することで、場所にとらわれず企業活動再開が可能になり、有事の際にも必要な情報にアクセスしやすくなります。建物自体が災害に強い作りになっているため、オンプレミス(自社内の環境に機器を設置して運用)よりもBCP対策として有効であるといえるでしょう。
ただし、物理的に外部に保管するためセキュリティ対策は合わせて見直しましょう。また、月々の費用が発生しますので、そうした諸条件と企業のBCP対策計画を照らし合わせて適用範囲を決める必要があります。
ペーパーレス化の促進
紙の資料や書類を極力減らし、データ化して運用する「ペーパーレス化」はBCP対策として有効と言えます。企業にとって貴重なデータの、紛失や災害による損傷のリスクを軽減する必要があります。
情報資産の保全
一般的には印刷して保管している資料をPDF化して、ファイル共有サーバーやストレージなどに保管し共有されます。また、申請書類についてはシステム上で決裁/承認ができるツールを導入する方法があげられます。こうした情報資産を紙の原本だけでなくデータとして残しておくことで、消失リスクを減らし、企業活動再開を早めることができるといえるでしょう。
一方で、膨大な資料をデータ化するのはそれだけでかなりの時間がかかってしまいます。また、今後の活用を見据えて、分類やファイル名など検討しておかなければいけない項目があります。事業継続に関する優先順位や、データ化した情報の活用、と合わせてルールを決めていく必要があります。専門の業者もありますので、そのような外部の力を借りるのも良いでしょう。
急にやってくる「いざという時」のために
いかがでしょうか。今回ご紹介した内容は有事の際にはもちろんですが、日々の業務改善や多様な働き方への対応にも有効な方法です。「いざという時」だけでなく、日常的に活用できるサービスからBCP対策を考えてみませんか。
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