クラウドPBXを検討したい！何に気を付ければいいの！？㊮

”クラウドサービスは、クラウドコンピューティングの形態で提供されるサービスです。従来は、利用者側がコンピュータのハードウェア、ソフトウェア、データなどを、自身で保有・管理し利用していました。クラウドサービスでは、利用者側が最低限の環境（パーソナルコンピュータや携帯情報端末などのクライアント、その上で動く Webブラウザ、インターネット接続環境など）を用意することで、さまざまなサービスを利用できるようになります。”

＜総務省　安心してインターネットを使うために　国民のための情報セキュリティサイトより＞

総務省HPの用語辞典では上記のように記載されており、一般的にはネットワークを経由してソフトウェアを利用することであると言えます。自前でサーバやソフトウェアを準備する必要がなく、用途や規模に応じて柔軟に利用できるといったメリットがあります。

PBXとは「Private Branch eXchange」の略で「構内交換機」と呼ばれています。主な機能としては外線電話・内線電話の発着信、拠点間同士の発着信を行えます。

そして、PBXをクラウド化したものがクラウドPBXです。オンプレ型との違いや、レガシー型、IP型といった特徴については下記が参考になります。

「クラウドPBXとは」はこちらから

簡単に言うと、クラウドPBXとは、従来オフィスに設置する必要があったPBXをインターネット経由で利用できるサービスです。インターネットが繋がっていればPBX機能を利用できるので、従来のPBXやIP-PBXのようにハードウェアを各オフィス毎に導入する必要がありません。但し、現在の電話番号をそのまま利用するには、ゲートウェイ（GW）と呼ばれる回線収容機器が必要です。

コントロールする制御装置（クラウドPBX）がインターネット経由で利用できるので、一つのクラウドPBXを複数の事業所で利用することが可能です。

クラウドPBXには大きく分けて2種類の方式があります。プライベートクラウドとパブリッククラウドです。

プライベートクラウドは、1利用者ごとに専用サーバーを設けた運用形態です。そのため、お客様独自の機能を盛り込み利用することが可能です。各利用者様の独自の運用(機能)を盛り込むことができるので、今までの運用をできるだけ変えずに、クラウドPBXの導入を検討されるユーザー様向きです。しかしながら、従来型PBXと比べてしまうと提供される機能は劣ります。

自社の機能要件を設けて、要件に合うクラウドPBXサービスを検討する必要があります。

パブリッククラウドは、1つのクラウドPBXを複数の利用者で共同利用する利用形態です。そのため、提供される機能は制限され、その制限の中でしか運用することができません。プライベートクラウドと比べて、コストを抑えることができます。

スタートアップ企業や、今までの運用をすべて変えることを目的としたユーザー様に向いています。

下記のようなお悩みをスマートに解決できる点がクラウドPBXのメリットです。

通信環境が悪いと、音が途切れる・ノイズが乗る等トラブルが起こりやすくなってしまいます。

クラウドPBXでは下記の番号にはかけることができません。

①警察への緊急通報
②消防・救急への緊急通報
③時報
④ナビダイヤル等

警察、消防・救急といった緊急通報を利用できない点に注意が必要です。

いざという時のために、緊急通報への手段を用意しておかなければなりません。

それでは実際にクラウドPBXを検討するとなった場合、ぜひご検討いただきたいポイントを説明します。まず初めに実施いただきたいのは、クラウドPBXを導入するにあたり、下記を整理しイメージすることです。

①期待することは何か？

②導入の目的は？

③導入後の運用はどう変わるのか？

しっかりと運用イメージを持つことが導入後のトラブルを防ぐために重要なポイントです。機能要件書を作成し、サービス比較をしたうえで導入することをお勧めいたします。

その他、下記に挙げる項目について考えておくと運用の実情把握や解決しなければならない課題の洗い出しにもつながります。

①クラウドPBXをなぜ導入したいのか？

②従来型PBXをなぜ買いたくないのか？

③在宅勤務対応など、新しい働き方に対応できるシステムを導入したいのか？

④なぜ既存の電話システムの運用を1から変えたいのか？

①外線からの着信を、どこで・誰が応答するのか？

②どの端末をどこで鳴動させるのか？同時にならす？順番にならす？

③応答した後の転送操作はどうするのか？

④個人の直通番号の運用をどうするのか？（ダイヤルイン番号、携帯電話番号）

⑤携帯電話の番号を相手に通知したい？したくない？

⑥電話帳を共有したい？

⑦管理コストを削減したい？設定は自分たちで行いたい？

⑧他のシステムとの連携を検討したい？

。。。非常にたくさんの項目を並べてしまいました。

しかし、これらの要件をしっかりと定義せずに運用開始してしまうと「いつも使っていた機能が使えない！」「重宝していた機能を使うのに手順が全然異なり不便！」など、実際に利用する現場で大混乱を招いてしまいます。

運用方法や課題次第ではクラウドPBX以外のソリューションが合致する場合もあります。

例えば、そもそもクラウドPBXでは実装されていない電話特有機能も中にはあります。

その機能が必須要件となるのであれば、クラウドPBXへの切り替えが最適とは言えないでしょう。

音声品質も従来型のPBXとは差があるものもありますので、「これで十分」となるのか「なんだか聞き取りづらいなぁ。。。」となってしまうのかを事前にデモでお試しいただくことを推奨しております。

そういった機能要件や、実際の運用状況などをしっかりとヒアリングし、その結果としてクラウドPBXの導入を検討するという流れが最も良いでしょう。

今回は「クラウドPBXを検討する！」というタイトルで、弊社にいただいたご相談やご商談をもとに記事を作成してみました。
音声品質や使い勝手・操作感はやはり実際にソリューションを使ってみないとわからないものです。ソリューションやサービスによって機能的差異もありますし、プライベート型・パブリック型で自由度も異なって。。。と考えだすときりがありません。

そこで、今回ピックアップした検討事項や自社の要望を整理できる「ヒアリングシート」を下記からダウンロードいただけます。
項目数が多く、ちょっと苦手意識が出るかもしれませんが、その時は弊社までお問い合わせいただければ、お悩みを一緒に解決する手助けをさせていただきます。