オフィスで実践！ペーパーレス

まずは、現在紙で保管されている書類をデータ化し、紙を破棄する方法です。仕分けに係る労力や破棄する場合の取り扱いに注意する必要はありますが、現物で保管する資料を少なくすることで、「物理的な場所を取らない」メリットがあります。コロナ禍を経てオフィスを縮小化している法人様もあるかと思います。移転を機に管理を見直してみましょう。

注意点としては書類の中には「一定期間の保管」が必要な書類があります。特に人事労務関係や、経理関係の書類は法律で義務付けられている物もあります。分けて管理されているかと思いますが、誤って処分してしまうことの無いよう注意しましょう。

おそらく「ペーパーレス化」と聞いて誰もが思い浮かべるのがこの方法かと思います。すでにスキャナ、複合機などがあるため、追加で設備投資をせずに導入できる点がメリットです。

一方で、注意点としてはスキャンしたデータの管理と活用があげられます。ファイル名の付けなおしや、フォルダ内の整理を行う必要があり、活用できずに終わってしまうことがあります。また、一度に大量の書類をデータ化すると、保存先の容量が圧迫されることがあるため事前に確認しておくようにしましょう。

日常で書類、紙での資料をいただいたタイミングでスキャン・保存を行うようにしています。また、自分の中で「案件・プロジェクトが終了するまでは紙とデータを持っておく、終了後はデータのみ置いておく」「これは年度内は手元に紙で置いておく」等大体の期限を決めておくようにしています。

オフィス複合機で資料も、FAXもペーパーレスで運用できます。
→書類電子化・デジタルカラー複合機

スキャンのような方法では手軽に始められる一方で、後の管理や活用の面で手間がかかることが考えられます。対象となる資料が多い場合などは、外部の委託サービスを利用しましょう。資料をPDF化して整理・提供のサービスから、原本も併せて別地で保管するサービスを提供している会社もあります。資料の必要性や、日常でどのくらい使用するかを踏まえてサービスを検討しましょう。

これまでは印刷して渡していた資料、申請書類をデータやシステムにして運用してみませんか。印刷による資料・書類展開をやめることで、紙や印刷代、トナー代の削減につながります。近年話題のSDGsの観点からもペーパーレス化を進めることは環境に配慮していると言えるでしょう。

打ち合わせの際に資料を印刷しておいたものの、結局あまり使わずにシュレッダー行、という経験はありませんでしょうか。最近はWeb会議ツールを使用した打合せの場も多いので、「共有」機能を活用しましょう。

また、ブレインストーミングのようなアイデアを出し合う場などでおすすめなのが「ホワイトボード」アプリケーションです。Web会議を行いながら相互に書き込むことが出来、終了後には画像やPDFデータとして保存しておくこともできます。

今回はTeamsとZoomで「ホワイトボード」を実際に使用してみます。いずれもテキスト入力、手書き、図形の描画などに対応しています。議事録上では再現しづらいような図がある場合や、アイデアを出しながらディスカッションを行う時などに活用できるのではないでしょうか。

Teams

Teamsの会議画面内「コンテンツを共有」からホワイトボードを選択することが出来ます。テキスト入力、図形の描画の他、フリーハンドでの描画、メモの貼り付けも可能です。メモグリッドで分類しながらアイデアを整理することもできます。付箋紙を貼り付けて意見を整理するのに近いイメージで利用できるのではないでしょうか。

Zoom

Zoomのミーティング「画面の共有」からホワイトボード機能を使用することが出来ます。こちらも基本的なテキスト入力や図形描画、フリーハンドでの描画に対応しています。またスポットライト(ポインター)やバニシングペン、という書き込み後数秒後で消えるペンの機能があり、説明しながら指し示すことが出来るようになっています。

Web会議だけじゃない、多様な機能でハイブリッドワークを支援します。
→Microsoft 365

例えば見積書や申請書、報告書類などを紙で印刷して、ハンコを押して、決裁を回して…と従来の方法はこのような流れでした。また、書類によっては提出用と控えを印刷して、ファイリングして…と手間と保管場所を取っているものが多数あるのではないでしょうか。これらの決裁が必要な書類をワークフローシステムでペーパーレスにしましょう。

当社ではグループウェアに含まれているワークフロー機能を使用しています。システム化することで、自分が申請した書類の履歴や今どの承認段階でストップしているのか確認が容易になりました。また、システム上での承認なので、出張や外出、在宅ワークでもスムーズに回るようになりました。

今回はオフィスのペーパーレスについて、実際に使っている感想も含めてご紹介しました。個人的にできる取り組みから、社内システムを考慮したうえでの導入となるサービスもあります。身の回りのペーパーレスから始めてみてはいかがでしょうか。